החוק הישראלי מאפשר לשלוח חשבוניות מס באמצעות המייל החל משנת 2004.
על השולח לעמוד ברשימת קריטריונים מחמירים על מנת שהשליחה תחשב לחוקית והחשבונית תהיה קבילה על ידי רשויות המס.
הדרישות השונות מפורטות בחוק חתימה אלקטרונית, הוראות ניהול פנקסים ובתקנות נוספות של מס הכנסה.
מערכת ה Invoice One אופיינה ופותחה על מנת לעמוד בדרישות חוק אלו.
בנוסף למסמכים המוסדרים בחוק, המערכת מאפשר גם משלוח של מסמכים נוספים, שהחוק אינו מטפל בהם, ואשר לגביהם אין דרישות מיוחדות (למשל, "הודעה לספק על העברה בנקאית" שחברות רבות נוהגות לשלוח לספקיהם כאשר מבוצעת העברה בנקאית לזכותם).
המשך הסקירה יתרכז במסמכים עבור כן יש דרישות ברורות בחוק, מתוך הנחה שיתר המסמכים הם מסמכים פנימיים שלא מעניינים את הרשויות.


בהמשך הדף מובאת סקירה קצרה של המצב החוקי בישראל והדרישות בהם חייב השולח לעמוד.
סקירה זו נכתבה בהתבסס על חוזר מס הכנסה 24/2004 ופרשנותינו את החוק מתוך כוונה להסביר את דרישות החוק במילים פשוטות.
אין לראות בסקירה זו ייעוץ משפטי ו/או תחליף לייעוץ משפטי, ואין לראות בדברים אלה משום מצג כלשהו לגבי המצב המשפטי בישראל, אלא יש לראות בכתוב הסבר כללי בלבד.


סעיף 18ב(א) להוראות ניהול פנקסים מגדיר מהם מסמכים ממוחשבים אותם מותר לשלוח באמצעות המחשב:
- חשבוניות מס
- חשבוניות מס זיכוי
- קבלות
כמו כן, הסעיף קובע שאסור לשלוח תעודת משלוח באמצעות המחשב ויש למסרה בצורה פיזית.


על מנת שהמסמך ייחשב למסמך ממוחשב, הוא חייב להיווצר באמצעים ממוחשבים.
יצירת המסמך על ידי ה Add-on של Invoice One מתוך נתוני תוכנת הנהלת החשבונות שברשותך עונה על הדרישה הזו.
כל הנתונים הנדרשים לצורך הפקת קובץ המסמך ברגע הפקתו כבר מוזנים בתוך מערכת הנהלת החשבונות, ולא מוזן שום נתון נוסף כחלק מהתהליך. בנוסף, על המסמך להכיל את הכיתוב "מסמך ממוחשב" על גבי המסמך עצמו

 
על מנת שהמסמך ייחשב למסמך ממוחשב לצורך החוק, הוא חייב להיות חתום בחתימה אלקטרונית מאובטחת או מאושרת.
מערכת ה Invoice One מחתימה את המסמך בחתימה אלקטרונית מאובטחת.
החתימה האלקטרונית הינה אמצעי טכנולוגי חדשני המאפשר החתמה של קבצים במעיין "טביעת אצבע" ייחודית.
החתימה האלקטרונית נועדה להבטיח שתי דברים עיקריים:
1. מקוריות המסמך - משמע, המסמך לא עבר שום שינוי מאז שנוצר והוחתם.
2. אימות זהות השולח - אמצעי החתימה מונפק באופן בלעדי לשולח. על פי החתימה ניתן לזהות את השולח באופן חד-ערכי.
אין צורך שלכל עובד בעסק ששולח תהיה חתימה אלקטרונית משל עצמו, מספיקה חתימה אחת כללית לכל העסק.


במידה והמסמך המדובר הוא חשבונית מס, התמורה בעבור עסקאות אלה חייבת להתקבל באחד מאמצעי התשלום המזוהים הבאים:
- העברה בנקאית לחשבון הבנק של השולח
- שיק לא סחיר לפקודת השולח
- כרטיס אשראי


לפני תחילת העבודה עם מערכת ה Invoice One יש לשלוח הודעה לפקיד השומה בדואר רשום.
בהודעה יש לציין כי הנישום מתחיל לשלוח מסמכים ממוחשבים ללקוחותיו.
מדובר בדרישת יידוע בלבד ולא בצורך לקבלת היתר כלשהו.


בתחום זה ישנם שלושה דרישות שיש לעמוד בהם:
- הדרישה הראשונה היא ששליחת המסמכים תתבצע בהסכמת המקבל.
על מנת לענות על דרישה זו, במייל הראשון שנשלח לכל נמען מתווסף חלק בו הנמען מאשר כי בפתיחת המסמך הוא מאשר את הסכמתו לקבל מסמכים באופן זה. במידה והוא לא מאשר, לא יבוצע רישום במערכת שהמסמך נפתח והנמען יקבל מסמך באמצעות הדואר.
- הדרישה השנייה היא שמירת האישור להסמכתו של המקבל ברישומי השולח.
כיוון שכל פתיחת מסמך נרשמת במערכת, ופתיחת המסמך הראשון מהווה הבעת הסכמה, דרישה זו באה על סיפוקה וניתן לדעת בקלות מי אישר את קבלת המסמכים ומי לא.
- הדרישה השלישית היא מתן אפשרות לנמען לבטל את ההסכמתו לאופן הקבלת המסמכים בצורה זו.
על מנת לענות על דרישה זו, בכל מייל ומייל קיימת לנמען אפשרות להסיר את עצמו מרשימת מקבלי המסמכים באמצעות המערכת.
ברגע שהדבר בוצע, המערכת לא תאפשר משלוח מסמכים נוספים לאותה הכתובת.


למידע נוסף והסבר מקיף יותר ניתן להיעזר במסמכים הבאים:
חוק חתימה אלקטרונית התשס"א-2001
חוזר מס הכנסה 2004/24 בדבר שינוים בהוראות ניהול ספרים - מסמכים ממוחשבים
הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל"ג-2003